Menyampaikan Presentasi

Table of Contents

Sebelum menyajikan presentasi ada beberapa persiapan teknis yang perlu dilakukan. Usahakan untuk datang ke tempat pertemuan lebih awal untuk mempersiapkan berbagai hal tekhnis, seperti mengecek kejelasan tulisan transparansi atau slide yang Anda gunakan dari tempat duduk yang paling jauh. Akan sangat menjengkelkan bagi peserta apabila tulisan pada transparasi tidak tebaca karena terlalu kecil. Demikian pula perlu dilihat apakah posisilayar dapat dilihat dengan mudah oleh seluruh peserta.Dengan mengenal rruangan dan lingkungan sebelum presentasi Anda akan merasa lebih nyaman dan santai,dan halyang akan mengurangi ketegangan yang tidak perlu.

Sebaiknya adapetugasyangmembantu Anda untuk menjaga kelancaran presentasi.Petugas tersebut dapat membantu membagikan bahan persentasi kepada peserta, mengatasi berbagai hal teknis yang muncul, seperti listrik atau overhead projector mati, tempat duduk kurang, dan sebagainya .

Pada umumnya presentasi dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1.    Pendahuan.

2.    Penyajian

3.    Tanya Jawab

4.    Rangkuman/ Simpulan dan Penutup.

2.1. TEKHNIK-TEKHNIK PRESENTASI

Dalam melakukan presentasi ada beberapa factor dan teknik yang harus mendapat perhatian:

a.   Menanggulangi Rasa Takut

Kecemasan atau ketakutan untuk berbicara dan melakukan presentasi di depan publik bukan merupakanhal yang aneh. Hampir  setiap orang yang dianggap  orator besarpun pada awalnya juga mengalami kecemasan yang sama. Meskupun sulit bagi seorang untuk melepaskan diri dari kecemasan berbicara didepan umum, bagi, yang telah menyiapkan diri dengan baik,pendengarnya sama sekalitidak menampakan kecemasan dan kegugupan pembicara.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi kecemasan tersebut.Pertama, adalah dimulai dengan penguasaan diri dan materi yang baik. Sebelum maju ke depan podium, ambil napas panjang beberapa kali untuk menenangkan diri dan katakana kepada diri sendiri, “ Pasti” ! Saya akan dapat melakukannya dengan baik.” Kemudian, berbicaralah dengan tenang, suara yang jelas dan bulat serta irama lebih lambat dari kebiasan berbicara. Ada baiknya merancang terlebih dahulu kalimat-kalimat pertama sebagai pendahuluan yang akan Anda ucapkan.Bagaimana melakukan pembukaan supaya menarik perhatian pendengar Anda? Pendahuluan yang baikakan menimbulkan dan menumbuhkan keyakinan dalam diri Anda bahwa Anda “ diterima” oleh pendengar Anda. Selanjutnya sampikan tujuan presentasi Anda.

b.   Kredibilitas Presenter

Melakukan presentasi tidak lepas dari teori dari teori komunikasi yang menyatakan pentingnya presenter, mediadan penerima pesan. Peranan presenter dan media akan dibahas dalam bagian ini. Sementara pembahasan tentang penerima pesantelah dilakukan pada bagian ‘ mempersiapkan presentasi’ .

Hal utama dalam presentasi adalah kredibilitas presenter yang akan menentukan sejauh mana dia dapat menyampaikan materi presentasinya dengan cara yang komunikatif dan menyakinkan. Untuk menyajikan presentasiyang menyakinkan, presentasi harus benar-benar menguasai materi yang akan disampaikan sehingga tidak ada lagi keragu-raguan yang muncul pada saat harus menjelaskan atau menjawab pertanyaan peserta. Presentasi yang baik juga dipengaruhi integritas presenter yang terlhat dari kejujuran presenter.Dia akan menyampaikan sumber informasi yang akan digunakan dengan akuratuntuk menghindari plagiatisme. Presenter yang jujur akan mengatakan tidak tahu, apabila benar tidak tahu.

a.   Memberikan Penekanan kepada Pokok-pokok Pikiran Penting

Dalam menjakikan presentasi,pembicara hendaknya tidak sekedar membaca kata-kata yang tertulis dalam tayangan tanpa berusaha memberikan elaborasi. Hal ini biasanya dilakukan pembicara bila menganggap materi banyak tetapi waktu yang disediakan kurang. Cara ini tidak komunikatif, dan dapat menimbulkan kesan pembicara tidak menguasai materi.Apabila ada pokok-pokok pikiran penting  yang ingin ditangkap dan dipahami oleh pendengar,Anda perlu mengulanginya beberapa kali supaya pokok pikiran tersebut merasuk dalam benak pendengar. Penyampaiannya tidak menggunakan kata-kata yang sama, tetapi pada dasarnya sama.

Penekanan pada pokok-pokok pikiran yang pentig juga dapat dilakukan melalui tekanan nada suara. Ingatkah Anda bagaimana nada suara almarhum Bung Tomo, seorang pahlawan kemerdekaan, meneriakkan Sekali merdeka tetap merdeka’ dengan tangan terkapal?Sedangkan yang lain terlupakan, tetapi pikiran dan sikap tersebut diingat orang. Contoh lain, pada masa kampanye Pilpres 2004, masihkan Anda ingat gaya calon presiden SBY ketika mengatakan ‘ bersama kita bisa’? yang mudah di ingat, baik karena pesannyamaupun karena cara mengucapkannya. Demikian pula sebagai pembicara, Anda tentunya mengharapkan ideatau gagasan-gagasan yang penting akan diingat oleh pendengar Anda.

b.   Pandangan Mata

Komunikasi yang baik dalam presentasi akan difasilitasi oleh kontak atau pandangan mata. Usahakan untuk memandang mata pendengar Anda secara individual sesering mungkin, tetapi jangan terkesan hanya pada orang-orang tertentu saja. Jangan terjebak dengan anggapan yang salah bahwa kalau tidak berani memandang mata pendengar, pandanglah tembok dibelakang atau jatuhkan pandangan diatas kepala pendengar. Halini sangat merugikan, sebab melalui sinar mata pendengar Anda dapat mendeteksi apakah pendengar memperhatikan dan memahami penjelasan Anda atau tidak.

c.   Gunakan Ilustrasi Untuk Menjelaskan Gagasan

Memahami suatu konsep akan dipermudah dengan menggunakan ilustrasi, berupa gambar, tabel, grafik, dan sebagainya. Penggunaan ilustrasi juga akan membuat presentasi Anda menjadi lebih menarik.

Walaupun ilustrasi dapat menjadikan presentasi lebih menarik, tetap harus dipilih dengan cermat supaya jelas relevansinya dengan pokok pembicaraan. Sebgai contoh gambar kartun berikut ini, sederhana tapi memuat konsep pendidikan yang penting, yaitu kenyataan yang masih terjadi dalam masyarakat bahwa pendidikan masih dianggap sebagai transfer of knowledge atau penyampaian informasi yang sudah masak siap ‘dimakan ‘ oleh murid. Padahal, paradikma pendidikan masa kini menggarisbawahi pentingnya kemampuan murid untuk mengkruntruksi pengetahuan sesuai kemampuannya sendiri.

Apabila perlu gunakan cerita atau anekdot dalam presentasi Anda karena hal ini akan membantu pendengar untuk memahami dan mengingat apa yang Anda sampaikan. Seorang presenter yang baik biasanya dapat bercerita, mereka menggunakan anekdot untuk memberikan tekanan pada gagasan yang penting. Oleh karena itu setiap  kali  Anda melakukan hal-hal yang menarik yang dapat digunakan sebagai anekdot sebaiknya dicatat. Apa yang Anda observasi dan alami sering kali menjadi gagasan yang menarik untuk disampaikan dalam presentasi.

d.   Tanya Jawab

Suatu presentasi biasanya diikut dengan tanya jawab untuk memberikan kesempatan kepada pendengar meminta atas penjelasan pada poin-poin tertentu atau untuk memberikan komentar atau mengautkan dengan informasi lain yang relavan. Presentasi yang baik akan terasa seperti suatu percakapan yang terus bergulir dan mengalir melibatkan pendengar dan prsenter. Berikan jawababn yang jelas, langsung pada pokok permasalahannya atau dengan contoh kalau diperlukan.

Dalam tanya jawab, seorang pembicara harus mempunyai kemampuan dan kesediaan untuk mendengarkan orang lain dengan baik. Kesediaan mendengarkan dengan baik buka sifat bawaan, tetapi merupakan kemampuan yang dilatih dan dapat dipelajari.

Pada kenyataannya komunikasi dalamsuatu presentasi menjadi terhambat karena kebiasaan mendengarkan yang tidak baik dari pembicara maupun peserta. Ada beberapa faktor yang menyebabkan kebiasaan mendengarkan yang buruk.

Hamilton (1977) mengidentifikasi beberapa faktor penyebab terjadinya proses mendengarkan yang bururk sebagai berikut:

1)   Hambatan Fisik

Komunikasi akan terganggu oleh faktor-faktor yang bersifat fisik, seperti dengyngan suara OHP, dering telepon selular yang sering terjadi dalam suatu presentasi, mobil yang menderu di jalan raya, dan sebagainya. Oleh karena tidak dapat mendengarkan dengan jelas, sering kali terjadi salah mengerti dengan apa yang ditanyakan peserta. Dalam hal ini, sebaiknya Anda meminta penanya yang bersangkutan untuk mengulang pertanyaannya. Anda dapat juga terganggu dalam mendengarkan orang lain karena apa yang anda lihat, misalnya masih ada peserta yang berjalan-jalan karena belum mendapat tempat duduk.

2)   Hambatan Personal

Hambatan personal dapat berasal dari kondisi fisik pembicara, misalnya kecemasan, tidak merasa sehat, dan sebagainya atau disebabkan faktor psikologis pembicara, terganggu konsentrasi karena memikirkan hal lain atau persepsi negatif terhadap orang lain. Apabila seseorang terganggu kesehatannnya, akan sulit baginya untuk konsentrasi mendengarkan orang lain karena diganggu rasa sakit.  Demikian pula seseorang yang cema memikirkan anaknya yang sakit di rumah akan sulit berkonsentrasi mendengarkan pembicaraan orang lain. Di samping itu, dan hal ini biasanya tidak begitu disadari adalah perasaan negatif terhadaporang lain. Misalnya, kalau Anda mendapat pertanyaan yang menantang pendapat anda dari peserta yang penampilan luarnya tidak Anda senangi, misalnya tidak rapi,  wajahnya keras dan suaranya tidak enak ditelinga. Dengan demikian, Anda tidak benar-benar mendengarkan yang dimaksud penanya tersebut. Sikap ramah, raut muka yang tenang dan terbuka menjadi penting dalam mendengarkan orang lain.

3)   Hambatan Peristilahan (Semantik)

Konsentrasi mendengar juga dapat terganggu oleh banyaknya istilah-istilah asing yang baru atau tidak dikenal. Anda mungkin pernah mendenagrkan pembicara yang senang menggunakan kata-kata asing tanpa berusaha menjelaskan apa yang dimaksud atau istilah-istilah teknis yang diketahui hanya oleh kelompok terbatas. Hal ini mungkin membuat anda kehilangan gairah untuk mendengarkan dengan baik. Hal serupa berlaku pula bagi Anda saat menjadi pembicara. Oleh sebab itu penting sekali menganalisis siapa yang kira-kira menjadi pendengar Anda sehingga Anda tahu persis istilah apa yang harus digunakan atau harus dijelaskan.

4)   Jaga Penampilan yang Terbaik

Wajah orang yang tersenyum menimbulkan rasa senang dan simpati dari orang yang melihatnya. Anda akan terlihat ramah dan percaya diri apabila Anda tersenyum relaks. Seorang tidang ingin mendengarkan pembicara yang berwajah berkerut-kerut, seperti menanggung beban berat. Sebelum muali berbicara tersenyumlah dengan hangat kepada pendengar Anda. Pendengar anda akan menjadi nyaman dan merasa terhubung dengan anda, tetapi jangan juga berlebihan, tersenyum harus sepanjang waktu. Perubahan-perubahan emosi dalam penyajian perlu dapat direfleksikan melalui air muka.

Jaga pula kualitas suara Anda dengan minum air putih hangat sebelum bicara supaya tenggorokan terasa longgar. Bernapaslah dalam-dalam dengan perlahan dan berbicara dengan kecepatan lebih lambat dari biasanya. Pendengar Anda perlu berfikir saat mendengar perkataan Anda dan berusaha mencernanya.

Dalam suatu presentasi dapat terjadi kesalahan atau gangguan teknis yang tidak perlu membuat Anda menjadi panik. Misalnya, pada saat Anda siap memulai berbicara, lampu proyektor tiba-tiba mati, padahal Anda membutuhkan OHP slides untuk memandu presentasi Anda. Beri waktu kepada bagian teknisi untuk memperbaikinya. Kalau tidak dapat diperbaiki, jangan tunggu terlalu lama, pendengar Anda akan menjadi resah. Gunakan bahan cetak untuk memandu presentasi Anda. Anda harus selalu siap dan membayangkan kalau terjadi gangguan seperti itu, langkah selanjutnya apa yang harus dilakukan. Tetap tenang dan senyum, bernapas dalam dan kedengaran tidak gugup, lakuakan adaptasi presentasi Anda. Konsentrasilah pada gagasan yang akan Anda sampaikan.

5)   Tepati waktu

Mulai dan akhiri presentasi anda tepat pada waktunya. Apabila masih ada yang belum hadir, tetapi jumlah yang datang sudah memadai, mulailah dengan memperkenalkan diri. Kalau anda menunggu lebih lama lagi untuk yang lain, orang yang telah datang awal dan tepat waktu akan merasa tidak dihargai bahkan ‘dihukum’. Setelah presentasi anda mulai, apabila ada pendengar lain yang datang, jangan mengulangi apa yang sudah anda sampaikan bagi mereka.

Selesaikan pada waktu yang ditetapkan, meskipun terpaksa tidak dapat membahas semua yang ingin anda bicarakan.

Oleh sebab itu, usahakan untuk membahas hal-hal penting pada awal pertemuan, jangan menunggu sampai saat-saat terakhir. Jangan membiasakan diri bertanya kepada peserta ‘apakah kita masih ada waktu?’. Anda tidak perlu bertanya, anda harus tahu sebab andalah pembicaranya.

6)   Akhiri Presentasi Dengan Baik

Berikan kesimpulan atau penegasan kebali gagasan utama presentasi sebagai penutup. Ada beberapa cara untuk mengakhiri presentasi dengan baik, misalnya dengan mendorong peserta melakukan suatu tindakan setelah mendengarkan presentasi anda. Anda dapat juga mengakhiriny dengan retorika yang tepat dan relefan dengan tujuan presentasi anda, dengan menggunkan pepatah terkenal, seperti ‘berani mengajar harus berani belajar’ atau dapat jua mensitir gagasan pemikir pendidikan, misalnya Nitzche yang berkata bahwa The surest way to corrupt aa young man is to teach him to esteem more highly those who think a like that those who think differently, yang diterjemahkan dengan bebas ‘cara yang paling jitu untuk merusak cara berfikir orang muda adalah mengajarinya untuk menghargai  orang lain yang berfikiran sama dengan dirinya dan memandang rendah merreka yang berbeda pendapat’.

Selanjutnya anda dapat menggunakan kata-kata berikut, seperti ‘sampai disini diskusi kita, dan sampai bertemu lagi,’ dan sebagainya.

e.   5 Cara Membuka Presentasi Dengan Baik dan Menarik Perhatian Audiens

Membuka presentasi dengan baik merupakan langkah awal kesuksesan sebuah presentasi.

Dalam buku Presentasi Memukau, Mohammad Nor menjelaskan bahwa orang cenderung mengingat lebih baik apa-apa yang paling awal mereka lihat dan dengarkan. Pembukaan yang baik akan menarik perhatian audiens. Apa yang disampaikan di awal ketika membuka presentasi akan menjadi informasi yang paling diingat. Karena itu kekuatan presentasi salah satunya terletak pada pembukaan yang baik.

5 cara menbuka presentasi dengan baik dan menarik perhatian audiens menurut Muhammad Nor, yaitu:

1)   Membuka Presentasi Dengan Menyampaikan Maksud dan Tujuan

Cara paling mudah dan dapat diterapkan untuk berbagai situasi adalah membuka presentasi dengan menyampaikan maksud dan tujuan. Dengan cara ini, audiens akan mengerti apa yang akan mereka dapatkan dari presentasi. Anda juga bisa menetapkan harapan (ekspektasi) audiens tentang berapa lama presentasi akan berlangsung dan apa saja yang akan dibahas.

 

2)   Membuka Presentasi Dengan Sebuah Pertanyaan

Apa yang akan Anda lakukan ketika seseorang mengajukan sebuah pertanyaan? Secara otomatis Anda akan berusaha menjawabnya. Demikian pula ketika Anda mengajukan pertanyaan ketika membuka sebuah presentasi. Audiens akan berusaha berpikir dan mencari jawabannya meskipun mereka tidak menjawab langsung pertanyaan Anda.

Menggunakan pertanyaan akan mengajak audiens fokus pada tema yang sedang dibahas dan membuat mereka memusatkan perhatian untuk menemukan jawabannya.

 

3)   Membuka Presentasi Dengan Cerita

Membuka presentasi dengan sebuah cerita atau kisah akan mengajak audiens membayangkan kisah tersebut. Secara mental mereka mulai terhubung dengan Anda sebagai presenter dan siap untuk mendengarkan presentasi.

Coba pikirkan sebuah cerita yang relevan dengan presentasi Anda. Tidak harus cerita yang benar-benar terjadi. Anda juga bisa menggunakan cerita rekaan sebagai ilustrasi. Selama cerita tersebut disampaikan dengan penuh penghayatan, secara emosional audiens akan ikut dalam cerita Anda.

Memang butuh persiapan lebih dan keterampilan menyampaikan cerita dengan baik agar pembukaan Anda berkesan. Namun jika Anda bisa melakukannya, Anda tidak hanya menggugah aspek logika audiens, melainkan pula aspek emosional mereka.

 

4)   Membuka Presentasi Dengan Data atau Fakta

Jika presentasi Anda memiliki data dan fakta yang menarik, Anda bisa menggunakan informasi tersebut untuk membuka presentasi. Data bisa mengajak orang untuk berpikir. Tidak hanya itu, data dan fakta mampu menciptakan efek dramatis tanpa harus didramatisir. Menggunakan data yang relevan akan membuat audiens tersentak. Apalagi jika data tersebut belum pernah mereka dengar sebelumnya dan mengungkap fakta yang dramatis.

 

5)   Membuka Presentasi Dengan Kutipan atau Pernyataan

Anda juga bisa membuka presentasi dengan mengutip perkataan tokoh terkenal. Pembukaan seperti ini akan menarik jika kutipan yang dipilih relevan dengan topik presentasi Anda. Namun, jangan memaksakan menggunakan kutipan jika tidak relevan dengan materi presentasi.

Selain mengutip perkataan tokoh lain, Anda juga dapat menggunakan pernyataan pribadi untuk membuka sebuah presentasi. Pembukaan Yang Kuat, Audiens Akan Ingat.

2.2. EVALUASI PRESENTASI

Setelah melakukan presentasi sebaiknya anda berusaha mengevaluasi misalnya dengan meminta teman atau kolega yang anda percaya untuk memberi msuka konstruktif setelah mengamati presentasi anda. Bertanya lah kepadanya ha yang spesifik, ‘apakah pendengar memahami yang saya sampaikan dengan mudah dan baik?’. Apakah transparansi menarik, apakah ilustrasinya tepat, dan sebagainya? Apakah tujuan presentasi tercapai? Apakah pendengar tergugah dan termotivasi ke arah yang anda harapkan?

Temukan dalam hal apa saja anda masih memerlukan perbaikan sehingga presentasi berikutnya penampilan anda lebih baik. Dengan demikian anda akan berkembang menjadi presenter yang baik.

Apabila seseorang memuji presentasi anda, terimalah dengan ucapan terimakasih dan bertanyalah kepadanya ‘menurut anda yang mana yang sudah baik? ‘atau’ gagasan mana yang menarik perhatian anda?’ kemungkinan anda heran karena yang mereka ‘dengar’ dan kesan yang muncul ternyata berbeda dengan ang anda pikir dan maksudkan.

Beberapa tindak lanjut yang baik dilakukan setelah presentasi, sebagai berikut :

a. Membuat Catatan Interaksi dalam Presentasi

Pembicara perlu membuat catatan tentang berbagai kejadian dalam presentasi, termasuk pertanyaan yang ditanyakan, keritik dan masukan peserta serta kelancaran proses. Yang dapat digunakan ketika akan mempresentasikan topik yang sama ditempat lain untuk mengembangkan lebih lanjut bahan presentasi menjadi tulisan lain yang utuh.

Simpan catatan pribad anda tentang presentasi dan gunakan sebagai masukan waktu anda mempersiapkan diri untuk presentasi selanjutnya. Dalam catatan dicantumkan apa yang sudah anda lakukan yang bermanfaat untuk kelancaran presentasi dan apa yang menghambat, serta setrategi lain untuk membuat membuat presentasi lebih baik.

b. Penyebaran Lanjut Informasi

Sebaiknya setelah presentasi anda membuat ringkasan atau rangkuman gagasan dan isu utama serta hasil diskusi dan membuat news leter untuk dikirimkan kepada kolega atau berbagai pihakk yang relefan yang akan mendapat manfaat dari informasi anda. Bahan presentasi anda telah diedit dengan baik dapat dijadikan artikel untuk di kirimkan ke jurnal ilmiah.

c.  Penutup

Berbicara di muka umum, lebih merupakan keterampilan yang dapat dipelajari dari sejak lahir. Seorang yang mempunyai bakat berbicara di depan publik, tapi jarang dan tidak pernah menggunakannya akan kehilangan bakat tersebut sebaliknya, semakin sering dilakukan semakin terampil. Untuk menjadi presenter yang hebat, diperlukan latihan, waktu dan kesungguhan. 

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Berbagai faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyajikan suatu presentasi, yaitu: bagaimana mengatasi rasa cemas sebagai pembicara yang sering menghambat seseorang untuk dapat berbicara dengan efektif, dan cara menguasai materi pembicaraan dengan baik. Dalam menyampaikan presentasi perlu memberikan penekanan pada pokok-pokok pikiran yang penting dan menggunakan ilistrasi dalam berbagai bentuk visual, menggunakan tanya jawab untuk memberikan klarifikasi berbagai pokok pembahasan serta menepati waktu presentasi baik pada waktu memulai dan mengakhiri presentasi.

Pembicara yang baik perlu melakukan evaluasi apa yang telah dilakukan dan menggunakan hasilnya untuk perbaikan presentasi pada kesempatan lain.

Materi yang dipelajari sebagai berikut:

Ø  Tekhnik-Tekhnik Presentasi

ü  Menanggulangi Rasa Takut 

ü  Kredibilitas Presenter    

ü  Memberikan Penekanan kepada Pokok-pokok Pikiran Penting      

ü  Pandangan Mata       

ü  Gunakan Ilustrasi Untuk Menjelaskan Gagasan 

ü  Tanya jawab     

ü  5 Cara Membuka Presentasi Dengan Baik dan Menarik Perhatian Audiens

Ø  Evaluasi Presentasi     

ü  Membuat Catatan Interaksi dalam Presentasi    

ü  Penyebaran Lanjut Informasi

ü  Penutup