MENGELOLA SUMBER DAYA MANUSIA

Table of Contents

A.      Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Salah satu aspek yang tidak kalah pentingya untuk dikelola para wirausahawan adalah sumber daya manusia (SDM) yang dimilikinya. Manusia (karyawan) yang menjadi motor penggerak kegiatan usaha perlu dikelola secara professional. Pengelolaan SDM ini kita kenal dengan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) (Kasmir, 2011:154).

Pengelolaan manusia sebagai aset yang paling penting bagi perusahaan dimulai dari penentuan jabatan yang dibutuhkan perusahaan atau seberapa banyak jabatan yang akan diperlukan. Kemudian, penentuan tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing masing jabatan. Untuk menduduki jabatan diperlukan keterampilan tertentu. Oleh karena itu, perusahaan juga harus menentukan persyaratan jabatan untuk menduduki jabatan tersebut. Kegiatan ini dikenal dengan nama analisis jabatan.

Setelah analisis jabatan ditetapkan, langkah selanjutnya adalah merencanakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan analisis jabatan yang sudah dibuat. Perencanaan tenaga kerja meliputi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, serta persyaratan yang diinginkan. Hal ini penting agar perusahaan tidak mengalami kekurangan atau kelebihan karyawan.

Langkah selanjutnya setelah perencanaan tenaga kerja selesai adalah melakukan pengadaan tenaga kerja. Pengadaan meliputi penarikan karyawan (rekrutmen) dan seleksi. Penarikan pegawai disesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan yang diinginkan. Penarikan pegawai dapat dilakukan melalui referensi (kenalan) atau melalui iklan. Cara ini dapat dilakukan dengan cara menempelkan brosur di lembaga pendidikan tinggi atau pusat-pusat pelatihan atau dapat pula dilakukan dengan cara lain, seperti dari surat lamaran yang masuk. Agar tenaga kerja yang terjaring sesuai dengan keinginan dalam informasi yang diberikan perlu dijelaskan persyaratannya, misalnya umur, jenis kelamin, pendidikan, pengalaman kerja, atau syarat lainnya.

Karyawan yang telah lolos seleksi berminat akan mengajukan lamaran kerja sesuai dengan waktu yang dibutuhkan. Biasanya jumlah yang melamar jauh lebih banyak dibanding yang dibutuhkan. Tugas selanjutnya adalah menyeleksi pelamar yang ada dengan kritaeria sesuai dengan persyaratan. Pemilihan ini dimulai dari seleksi surat lamaran, tes umum, wawancara, psikotes, sampai dengan tes kesehatan. Syarat untuk lolos bagi seorang pelamar adalah sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Karyawan yang telah lolos seleksi dibagi dalam dua kategori. Pertama, mereka yang langsung dapat bekerja karena sudah berpengalaman kerja sebelumnya. Kedua, mereka yang belum memiliki pengalaman kerja. Kelompok yang belum memiliki pengalaman kerja perlu diberikan pelatihan terlebih dahulu. Diharapkan setelah mengikuti pelatihan, keahlian mereka bertambah atau meningkat sehingga siap untuk dipekerjakan.

Tugas perusahaan selanjutnya adalah menentukan kompensasi yang akan diterima karyawan. Besarnya kompensasi ditentukan oleh berbagai factor, seperti pendidikan, jabatan, wewenang dan tanggung jawab, serta faktor-faktor lainnya. Kompensasi ini dari waktu ke waktu terus bergerak. Jenis kompensasi yang diberikan dapat dalam bentuk keuangan atau nonkeuangan.

Setelah mulai bekerja, karyawan sudah dapat merencanakan kariernya sampai karyawan tersebut berhenti bekerja. Dalam perencanaan karier beberapa persyaratan tertentu, namun yang menentukan adalah karyawan itu sendiri.

Disamping itu, perusahaan harus membuat berbagai kebijakan yang berhubungan dengan pemutusan hubungan dengan karyawan. Pemutusan hubungan dapat dilakukan dengan berbagai pertimbangan, misalnya sudah memasuki usia pensiun, diberhentikan karena lalai atau membuat kesalahan, atau berhenti atas permintaan karyawan itu sendiri.

Masing-masing kegiatan dalam MSDM tidak dapat berjalan sendiri-sendiri, tetapi harus dilaksanakan secara berkesinambungan karena kaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya secara erat. Apabila salah satu kegiatan tidak dapat dijalankan dengan baik, jangan diharapkan tujuan MSDM perusahaan dapat tercapai. Sebagaimana fungsi manajemen pada umumnya, MSDM juga memiliki beberapa fungsi , seperti perencanaan, pengorganisaisan, pelaksanaan, dan pengawasaan terhadap SDM-nya secara benar.

B.       Fungsi-Fungsi dalam MSDM

Hal yang perlu dianalisis selanjutnya adalah kesiapan perusahaan yang berkaitan dengan Manajemen Sumber Daya Manusia mulai dari pengadaan, penempatan dijabatan tertentu, sampai dengan penentuan kesejahteraan karyawan. Urutan proses ini dilakukan untuk perusahaan yang baru berdiri, sedangkan bagi perusahaan yang sudah atau sedang berjalan tinggal menyesuaikan diri dengan keadaan yang sedang berlangsung. Manajemen sumber daya manusia adalah konsep yang bertalian dengan kebijaksaaan, prosedur, dan praktik bagaimana mengelola atau mengatur orang dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan manajemen sumber daya manusia menurut Kasmir (2011:157) dapat dijabarkan dalam fungsi manajerial yang meliputi:

1.        Analisis jabatan;

2.        Perencanaan tenaga kerja;

3.        Pengadaan karyawan (penarikan dan seleksi);

4.        Pelatihan dan pengembangan;

5.        Kebijakan kompensasi;

6.        Perencanaan karier;

7.        Kebijakan kesejahteraan;

8.        Pemutusan hubungan kerja.

Kegiatan-kegiatan manajemen sumber daya manusia dijabarkan sebagai berikut :

1.        Analisis jabatan

Komponen organisasi dan SDM yang paling penting adalah penentuan pekerjaan atau jabatan. Untuk mencapai tujuan, organisasi perlu menetapkan jenis-jenis pekerjaan yang harus dilaksanakaan. Manajemen perusahaan khususnya manajemen sumber daya manusia mutlak perlu mempunyai informasi dan data yang lengkap dan tetap mengenai semua jabatan yang ada agar dapat melaksanakan setiap fungsi manajemen secara keseluruhan. Informasi dan data jabatan tersebut diperoleh dari analisis jabatan.

Analisis jabatan adalah proses untuk mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan. Untuk itu, perlu diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan serta persyaratan untuk menduduki suatu jabatan. Dengan kata lain, analisis jabatan dapat diartikan sebagai suatu proses yang sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis data dan informasi suatu jabatan.

Hasil dari analisis jabatan akan diperoleh dua hal (Kasmir, 2011:158), yaitu:

a.         Uraian jabatan

Dalam uraian jabatan dijelaskan secara lengkap keterangan tentang jabatan yang ada serta segala sesuatu yang berkaitan dengan jabatan tersebut. Adapun isi uraian jabatan meliputi hal-hal seperti:

1)        Identitas jabatan;

2)        Fungsi jabatan;

3)        Uraian tugas;

4)        Wewenang;

5)        Tanggung jawab;

6)        Hubungan kerja;

7)        Bahan, alat dan mesin yang digunakan;

8)        Kondisi kerja.

b.        Spesifikasi jabatan

Sementara itu, spesifikasi jabatan atau persyaratan jabatan memuat syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi oleh seseorang agar dapat melaksanakan jabatan tertentu dengan baik.

Persyaratan jabatan harus memuat hal-hal antara lain:

1)        Persyarataan pendidikan;

2)        Persyaratan pelatihan;

3)        Persyaratan pengalaman;

4)        Persyaratan psikologi;

5)        Persyaratan khusus;

2.        Perencanaan tenaga kerja

Perencanaan sumber daya manusia adalah kegiatan merencanakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan analisis jabatan yang sudah dibuat. Perencanan tenaga kerja meliputi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan serta persyarataan yang diinginkan. Hal ini penting agar perusahaan tidak mengalami kekurangan atau kelebihan karyawan.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Perkiraan tentang kubutuhan tenaga kerja yang diperlukan perusahaan didasarkan pada berbagai pertimbangan, antara lain rencana produksi atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan jenis bidang investasi yang dijalankan.

Setelah melakukan perkiraan terhadap jumlah barang atau jasa yang akan dihasilkan, selanjutnya perkiraan ini diubah kedalam jumlah orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan dan melaksanakan aktivitas tersebut. Untuk level manajerial biasanya jumlah pegawai didasarkan pada jumlah jabatan yang tersedia dalam struktur organisasi perusahaan.

Perencanaan tenaga kerja diperlukan perusahaan karena beberapa pertimbangan (Kasmir, 2011:159), seperti:

a.         Untuk memenuhi kebutuhan karyawan baru karena ada pembukaan cabang baru atau pendirian usaha baru;

b.        Adanya karyawan yang keluar karena pensiun atau keluar sendiri atau dikeluarkan perusahaan; dan

c.         Pertimbangan lainnya.

3.        Pengadaan karyawan (Penarikan dan Seleksi)

Pengadaan tenaga kerja (procurement) merupakan upaya untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengadaan karyawan merupakan perencanaan tenaga kerja yang dibuat. Kebutuhan tenaga kerja yang telah program yang baik tidak harus selalu merencanakan kegiatan yang sangat ideal, apabila lembaga tidak memiliki sumber daya yang menandai.

Dibuat perlu direkrut dan ditarik segera mungkin. Oleh karena itu, kegiatan pengadaan tenaga kerja meliputi penarikan, seleksi, dan penempatan.

Penarikan (recruitment) adalah upaya mencari calon karyawan yang memenuhi syarat tertentu, sehingga di perusahaan dapat memilih orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan yang ada.

Proses penarikan pegawai juga disesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan yang diinginkan. Penarikan pegawai dapat dilakukan melalui referensi (kenalan), iklan, bursa tenaga kerja, open house, dari lembaga pendidikan tinggi, pusat-pusat pelatihan, atau dengan cara lainnya. Agar dapat terjaring tenaga kerja yang sesuai dengan keinginan, dalam informasi perlu dijelaskan persyaratannya, misalnya umur, jenis kelamin, pendidikan, pengalaman kerja, atau syarat lainnya.

Tenaga kerja dapat berasal dari dua sumber, yaitu sumber dari dalam organisasi (internal) atau sumber dari luar organisasi (eksternal). Sumber internal adalah karyawan yang berada yang berada dalam organisasi itu sendiri untuk menduduki jabatan dalam organisasi yang baru. Sementara itu, sumber eksternal adalah tenaga kerja yang diperoleh melalui; periklanan, Depnaker, institusi pendidikan, bursa tenaga kerja, atau sumber lainnya. Proyek perluasan atau pengembangan dapat menggunakan sumber internal dan eksternal, sedangkan proyek baru hanya menggunakan sumber eksternal.

Setelah dilakukan kegiatan penarikan, selanjutnya perlu dilakukan seleksi. Seleksi adalah suatu proses untuk memilih atau mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan organisasi. Tujuan seleksi adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang paling tepat untuk menduduki jabatan tertentu.

Tugas berikutnya adalah menyeleksi di antara pelamar yang ada sesuai dengan persyaratan. Proses seleksi yang dilakukan dimulai dari (Kasmir, 2011:161) :

a.         Seleksi surat lamaran;

b.        Tes umum;

c.         Wawancara;

d.        Psikotes;

e.         Sampai dengan tes kesehatan.

Seorang pelamar dapat lolos sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan perusahaan. Karyawan yang telah lolos seleksi dibagi dalam dua kategori. Pertama, mereka yang langsung dapat bekerja karena sudah berpengalaman kerja sebelumnya. Kedua, mereka yang belum memiliki pengalaman kerja. Kelompok yang belum memiliki pengalaman kerja perlu diberikan pelatihan terlebih dulu.

Penempatan (placement) berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dijabatnya berdasarkan kebutuhan jabatan. Selanjutnya dilakukan orientasi, di mana uraian tugas digunakan untuk menyampaikan informasi tentang tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban yang harus dilaksanakan dan standar pelaksanaan kerja yang layak oleh karyawan.

4.        Pelatihan dan pengembangan

Bagi pelamar yang lulus seleksi, tetapi belum memiliki pengalaman kerja, sebelum ditempatkan perlu terlebih dahulu diberikan pelatihan. Tujuannya untuk membiasakan mereka bekerja dalam lingkungan perusahaan. Diharapkan setelah mengikuti pelatihan, keahlian mereka bertambah atau meningkat sehingga mereka siap untuk diperkerjakan.

Materi pelatihan diberikan kepada mereka sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan. Di samping itu, dipertimbangkan juga minat dan bakat karyawan sesuai dengan hasil seleksi terdahulu atau pengalaman sebelumnya. Jangka waktu pelatihan pun ditentukan

Sesuai dengan kebutuhan pengalaman karyawan. Tempat untuk melakukan pelatihan juga ikut dipertimbangkan, apakah didalam perusahaan atau di luar perusahaan.

Selanjutnya, pihak manajemen perlu melaksanakan fungsi pengembangan terhadap karyawan yang sudah bekerja sebelumnya (lama) melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan diberikan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan sehingga mampu memenuhi tuntutan organisasi dalam menghadapi persaingan dan perubahan. Pendidikan dan latihan dapat dilakukan di dalam perusahaan atau di luar perusahaan sesuai dengan pertimbangan kebutuhan dan kemampuan keuangan perusahaan.

5.        Kebijakan kompensasi

Program kompensasi penting diperhatikan oleh organisasi dalam rangka mempertahankan sumber daya yang profesional dan berkualitas. Kompensasi merupakan semua imbalan yang diterima karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka. Pada umumnya balas jasa terdiri dari; upah atau gaji, tunjangan perumahan, kesehatan, hari tua, insentif, dan premi.

Tugas perusahaan adalah menentukan kompensasi yang akan diterima karyawan. Besarnya kompensasi dipengaruhi oleh berbagai factor, seperti pendidikan, jabatan, wewenang dan tanggung jawab, serta factor-faktor lainnya. Kompensasi ini dari waktu ke waktu terus bergerak. Jenis kompensasi yang diberikan dalam bentuk keuangan atau nonkeuangan.

6.        Perencanaan karier

Pengertian perencanaan karier adalah perjalanan kerja seseorang selama berada di perusahaan. Karyawan dapat merencanakan kariernya sejak mulai bekerja sampai berhenti bekerja. Karier seseorang lebih banyak ditentukan oleh orang yang bersangkutan. Dalam perencanaan karier ada beberapa persyaratan yang harus dilalui, di antaranya waktu dan persyaratan tertentu, namun yang menentukan adalah karyawan itu sendiri.

Selain perencanaan karier, perusahaan juga harus melakukan evaluasi kinerja terhadap seluruh karyawan. Penilaian kinerja merupakan proses mengevaluasi dan menilai prestasi kerja karyawan sehingga dapat memberikan umpan balik kepada karyawan dan organisasi tentang pelaksanaan kerja mereka dan dapat dijadikan sebagai dasar untuk program perbaikan prestasi kerja, penyesuaian kompensasi, promosi, dan pengembangan karier.

7.        Kebijakan kesejahteraan (Keselamatan dan Kesehatan)

Perusahaan juga perlu memikirkan keselamatan dan kesehatan kerja menunjuk pada kondisi fisik dan mental karyawan akibat lingkungan kerja. Kondisi fisik meliputi penyakit dan kecelakaan kerja seperti kehilangan nyawa, cacat anggota tubuh, atau kanker paru-paru. Sementara itu, kondisi psikologis atau mental meliputi penyakit akibat stress dan kehidupan kerja yang berkualitas rendah, contohnya ketidakpuasan, sikap apatis, bimbang, dan sebagainya.

Pihak manajemen harus terus berupaya memelihara karyawannya dengan berbagai upaya nyata agar mereka tetap betah dan merasa dihargai dalam organisasi. Hal itu dapat dilakukan dengan melakukan pembinaan bagi karyawan yang tidak disiplin melalui saluran komunikasi yang efektif. Juga perlu diperhatikan masalah keselamatan dan kesehatan kerja mereka.

8.        Pemutusan hubungan kerja.

Pemutusan hubungan kerja merupakan kebijakan perusahaan untuk memberhentikan seorang karyawan. Menurut Kasmir (2011:164) pemutusan hubungan kerja bisa disebabkan oleh berbagai alasan atau sebab antara lain:

a.         Memasuki masa pensiun;

b.        Permintaan pengunduran diri

c.         Pemecatan karena melakukan kesalahan

d.        Pensiun dini

e.         Meninggal dunia

Masa pensiun merupakan faktor alamiah karena usia produktif. Seseorang memasuki usia pensiun setelah berusia 55 tahun atau 60 tahun untuk pekerjaan tertentu. Pensiun merupakan cara berhenti dari pekerjaan yang terhormat.

Permintaan pengunduran diri karena alasan pribadi dapat dilakukan oleh karywan, misalnya karena tidak ada kecocokan lagi antar karyawan dengan pimpinan perusahaan, sehingga kenyamanan karyawan berkurang. Faktor kompensasi atau karier yang terhambat juga dapat menyebabkan karyawan memutuskan untuk pindah ke perusahaan lain dengan mengajukan pengunduran diri.

Pemecatan dapat terjadi karena karyawan melanggar aturan yang telah ditetapkan perusahaan, baik yang sengaja maupun tidak. Penyebabnya antara lain karena melakukan korupsi, tidak disiplin atau malas atau lalai dlam melaksanakan tugas yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan atau citra perusahaan rusak karena yang dilakukan tindakan kriminal di luar perusahaan.

Pensiun dini maksudnya karyawan dipensiunkan, padahal belum memasuki usia pensiun. Penyebabnya dapat saja karena karyawan menderita sakit atau cacat sehhingga tidak dapat melakukan kegiatannya seperti sedia kala. Pensiun dini dapat juga dilakukan karena perusahaan yang sedang mengalami kebangkrutan sehingga perlu mengurangi karyawan yang dianggap kurang produktif. Pemberhentian terakhir adalah karyawan meninggal dunia dengan berbagai sebab, seperti sakit atau kecelakaan. Pemberhentian dalam kasus ini secara otomatis akan terjadi, tinggal bagaimana perusahaan memenuhi hak-hak karyawan tersebut.